Preparazione di una conferenza Roma2pass

Istruzioni da seguire nella preparazione e nella tenuta di una conferenza Roma2pass.  

Responsabilità
Ogni conferenza deve avere un responsabile e uno o più oratori. Il responsabile può essere uno degli oratori. Uno di loro (o il responsabile o uno degli oratori) deve garantire i pasaggi tra un oratore e l’altro.

Struttura
Preparare una scaletta di argomenti con un inizio, uno svolgimento ed una fine.
Definire media a supporto: immagini, audio, filmati, ecc. Ricordarsi che invece delle immagini è possibile usare brevi clip registrati (audio e/o video), in alcuni casi è molto utile e/o efficace.
Definire un titolo significativo, breve ma accattivante
Redigere una breve descrizione della conferenza
Individuare una foto significativa
Eventuale/i link interessante/i correlato/i all’argomento della conferenza

Preparazione immagini (laddove utilizzate)
Creare una serie di immagini a supporto del discorso.
La definizione delle immagini deve essere coerente con la definizione del proiettore (immagini ad alta definizione potrebbero essere completamente inutili)
Creare la sequenza di immagini in modo tale che ci sia la possibilità di accedere estemporaneamente e rapidamente a qualsiasi immagine richiesta da interventi fuori scaletta.
Conoscere formato e dimensione immagine gestiti dal proiettore che verrà utilizzato e adattare le proprie immagini a quel formato e a quella dimensione.
Le immagini dovrebbero, se possibile, essere gestite da un operatore diverso dall’oratore.
Chi gestisce le immagini deve, in anticipo, fare pratica sul meccanismo di scorrimento delle immagini, utilizzando i tasto del computer o un apposito telecomando.

Audio
Verificare l’eventuale impianto di amplificazione audio della sala e decidere se utilizzarlo o parlare senza microfono (a voce alta). Tenere conto della presenza nella sala di anziani con udito debole.
Parlando tenere il microfono ben vicino alla bocca, evitando di girare la testa senza seguire il movimento con il microfono.

Prima della conferenza (possibilmente con un anticipo che permetta di correggere eventuali malfunzionamenti)
provare proiettore, computer e software relativi (come si riaccendono in caso di spegnimento fortuito).
vedere come le immagini della presentazione si vedono su quel computer/proiettore
vedere come le immagini si gestiscono in avanti e indietro
vedere come si accendono e spengono le luci in sala.
provare il funzionamento del puntatore laser (verificare le batterie)
trovare la posizione che l’oratore deve tenere durante la conferenza (in piedi o seduto, al centro o di lato, ecc.) in modo che non dia le spalle al pubblico nè pregiudichi la visione dello schermo da parte di parte del pubblico.

Svolgimento
Seguire la scaletta di argomenti preparata
Solo alla fine lasciare spazio alle domande del pubblico e con le relative risposte.
Prima di rispondere a una domanda verificare che il resto dell’uditorio l’abbia sentita e compresa.

Passeggiate
Non basare il proprio discorso sui gesti, molti partecipanti potrebbero non vedere l’oratore.

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